FAQ – Controle de Visitas na Joinin

1. O que é o módulo de Controle de Visitas e o que ele permite fazer?

É a ferramenta da Joinin desenvolvida para registrar e organizar o fluxo de pessoas na empresa. Ela permite cadastrar as informações completas do visitante (nome e documento), os dados do veículo/carro e indicar qual colaborador irá recebê-lo.

2. Quais são os passos para habilitar o módulo na minha conta?

A liberação depende de três etapas simples:

1. Ativação: Solicitar à Equipe Joinin que habilite o módulo na sua conta.
2. Espaço: Ativar a ferramenta no local desejado acessando Configurações > Espaços > Aba "Ferramentas".
3. Acesso: Dar a permissão de uso aos grupos de usuários que precisarão da tela, em Configurações > Grupos > Aba "Permissão".

3. Quais são os perfis de permissão disponíveis e o que cada um faz?

O sistema possui três níveis de controle para se adequar à rotina da sua equipe:

• Gerenciar visitas: Dá autonomia para criar, ver, editar e excluir registros de visitas da unidade onde o usuário trabalha. É a permissão ideal para recepções e administradores locais.
• Gerenciar visitas de todas as unidades: Permite que gestores gerais, equipes de auditoria ou segurança corporativa vejam e controlem o fluxo de todas as filiais e unidades da empresa de forma centralizada.
• Realizar check-in e check-out da visita: Uma permissão focada na portaria e controle de acesso. Ela serve estritamente para registrar o horário exato em que o visitante entrou e saiu da empresa.

4. Onde os colaboradores e aprovadores encontram a ferramenta?

Tanto quem agenda quanto quem aprova ou gerencia as visitas utiliza o mesmo local: basta acessar o Espaço na plataforma onde o módulo foi previamente configurado e inserido.

5. Como faço para cadastrar um novo visitante?

Dentro do espaço do módulo, clique no botão "+", insira as informações solicitadas (dados do visitante, documento e veículo, se houver) e salve.

6. Como vincular o visitante ao funcionário que ele vai encontrar?

Ao clicar nos detalhes da visita cadastrada, o sistema abre campos específicos para que você selecione e direcione o visitante ao colaborador responsável por recebê-lo.

7. Como funciona o controle de entrada e saída na tela principal?

Todas as visitas agendadas ou em andamento aparecem listadas na tela principal do módulo. Por ali, de forma rápida, o operador pode:

• Confirmar a chegada do visitante (Check-in).
• Confirmar a saída do visitante (Check-out).
• Excluir o registro da visita, se necessário.