Esta ferramenta permite que a empresa disponibilize e gerencie digitalmente os termos e contratos de associação para os colaboradores. Ao ativar este módulo, o colaborador passa a ter autonomia para manifestar o desejo de se associar e assinar o termo diretamente pela plataforma Joinin, centralizando o controle e eliminando o uso de papel.
Para poder utilizar, precisa ser solicitado a liberação da ferramenta pela equipe Joinin.
Passo a Passo para Implantação e Configuração
A liberação e uso da ferramenta ocorrem em três etapas obrigatórias:
Passo 1: Liberação de Gerenciar no Grupo
Após liberar o módulo pelo suporte Joinin, para começar a fazer uso da ferramenta, o RH precisa liberar no seu grupo de permissão as permissões abaixo:
- Ação:
Passo 2: Cadastro do Contrato
Com a ferramenta habilitada pela equipe Joinin, o administrador da empresa deve incluir o documento legal no sistema.
- Caminho no sistema: Acesse o menu lateral e navegue por:
Configurações➡️Associação➡️Contratos.
- Ação: Clique para criar um novo contrato e insira/edite o texto oficial do Termo de Assinatura de Associação. Este será o texto jurídico que o colaborador precisará ler e dar o aceite.
Passo 3: Disponibilização para o Colaborador
- Fluxo: Assim que o contrato for salvo será publicado automaticamente para o colaborador.
- O termo estará imediatamente disponível no perfil ou na área interna do colaborador. Quando ele manifestar o desejo de se tornar um associado, poderá visualizar o documento e realizar a assinatura digital de forma simples e rápida.
Passo 4: Auditoria e Visualização pelo RH
Após o colaborador realizar o aceite do termo, o RH ganha visibilidade completa da base de associados.
- Caminho no sistema: Acesse o menu lateral e navegue por:
Configurações➡️Associação➡️Associados. - Ação: Nesta tela, o RH poderá visualizar a listagem de todos os funcionários associados e consultar/auditar o termo assinado por cada um individualmente, garantindo a segurança jurídica do processo.
Passo 5: Restrição de Acesso por Local (Vínculo de Exclusividade)
Com o fluxo de associação ativo, você pode restringir o acesso a determinados locais da empresa (como um refeitório executivo ou um grêmio recreativo) apenas para quem faz parte da associação.
- Caminho no sistema: Acesse o menu lateral e vá em
Configurações➡️Locais(ou no cadastro do local desejado). - Ação: Dentro do cadastro do local, preencha o campo informando a qual Associação aquele espaço pertence.
- Regra de Negócio: Uma vez vinculado, este local aparecerá no Joinin apenas para os colaboradores que forem efetivamente associados (e que já passaram pelo Passo 3). Para os demais colaboradores, o local ficará oculto.
